Кожинов В

4.9. Сроки хранения бухгалтерских документов

Первичные документы составляют основу всего бухгалтерского учета, поэтому их регистрация, учет и хранение представляют собой весьма важную задачу. Напомним основные реквизиты, которые придают первичным документам юридическую силу и без которых они не являются действительными (см. п.3.1):

наименование документа;

дата составления;

название организации, от имени которой составлен документ;

содержание хозяйственной операции;

измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

личные подписи указанных лиц.

Законодательство определяет также сроки хранения первичной документации, что позволяет проводить контроль и анализ хозяйственной деятельности предприятия со стороны учредителей и руководителей, а также со стороны аудиторских фирм и государственных (в том числе налоговых) органов. Кроме того, соотнесение этих сроков со сроками исковой давности по хозяйственным договорам, заключенным с другими организациями, предопределяет степень ответственности за исполнение взаимных обязательств договаривающихся сторон.

Сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов определяются:

1) Решением Центральной экспертно-проверочной комиссии при Росархиве и Центральной экспертной комиссии Госналогслужбы РФ "Об изменении сроков хранения документов бухгалтерского учета" от 27.06.96 г.

2) "Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения", утвержденного Росархивом 06.10.2000 г.

В соответствии с этими нормативными актами для основных бухгалтерских и налоговых документов установлены следующие сроки хранения (см. табл.4.2).

Таблица 4.2. Сроки хранения документов бухгалтерского учета

————————————————————————————————————————————————————————————————————————

| Наименование документа | Срок хранения |

|——————————————————————————————————————————————————————|—————————————————|

|1. Бухгалтерские и налоговые отчеты и балансы с пояс-| |

|нительными записками: | |

| а) годовые | Постоянно |

| б) квартальные | 5 лет |

| в) месячные | 1 год |

|2. Передаточные, разделительные, ликвидационные балан-| Постоянно |

|сы и приложения к ним | |

|3. Протоколы по утверждению балансов: | |

| а) годовых | Постоянно |

| б) квартальных | 5 лет |

|4. Первичные документы | 5 лет |

|5. Переписка по бухгалтерскому учету и взаиморасчетам| 5 лет |

|между организациями | |

|6. Лицевые счета: | |

| а) рабочих и служащих | 75 лет |

| б) получателей пенсий и пособий | 5 лет |

|7. Расчетно-платежные ведомости | 5 лет |

| (при отсутствии лицевых счетов) | 75 лет |

|8. Инвентарные карточки и книги учета основных средств| 5 лет после |

| | ликвидации |

|9. Доверенности на получение денежных средств | 5 лет |

|10. Гарантийные письма | 5 лет |

|11. Учетные регистры (главная книга, журналы-ордера и| |

|др.) | 5 лет |

|12. Вспомогательные и контрольные книги, кассовая кни-| |

|га, оборотно-сальдовые ведомости | 5 лет |

|13. Книги учета депонированной зарплаты, журналы ре-| 5 лет |

|гистрации исполнительных листов | |

|14. Журналы регистрации кассовых ордеров, платежных| 5 лет |

|поручений и др. | |

|15. Сведения об учете задолженностей по зарплате, по| 5 лет |

|удержаниям из зарплаты, о выплате отпускных и выходных| |

|пособий | |

|16. Документы по инвентаризации | 5 лет |

|17. Документы о выплате пособий, пенсий, листки нетру-|До минования на-|

|доспособности и т.п. |надобности (но не|

| |менее 5 лет) |

|18. Исполнительные листы |До минования на-|

| |надобности (но не|

| |менее 5 лет) |

|19. Справки на оплату учебных отпусков и льгот по на-|До минования на-|

|логам |надобности (но не|

| |менее 5 лет) |

|20. Документы по дебиторской задолженности, по недос-|До минования на-|

|тачам, хищениям, растратам |надобности (но не|

| |менее 5 лет) |

|22. Акты по переоценке основных средств и расчеты по| Постоянно |

|начислению износа | |

|23. Паспорта сооружений | 5 лет после их |

| | списания |

|24. Документы о проведении ревизий | 5 лет |

|25. Акты ревизионных проверок | 5 лет |

|26. Переписка о финансово-экономической деятельности | 5 лет |

|27. Акты проверок правильности взимания налогов | 5 лет |

|28. Хозяйственные договоры и паспорта сделок | 5 лет |

|29. Договоры о материальной ответственности | 5 лет после |

| | увольнения лица |

|30. Образцы подписей материально-ответственных лиц | До минования |

| | надобности |

Содержание