11.10. Расчеты с подотчетными лицами

Подотчетными лицами называются работники предприятия, получающие авансом денежные суммы на предстоящие командировочные и административно-хозяйственные (в том числе представительские) расходы. Список подотчетных лиц утверждается руководителем предприятия. Учет расчетов с ним осуществляется с использованием счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

На расчеты с подотчетными лицами распространяется порядок проведения кассовых операций. Это означает, что если подотчетному лицу поручено произвести оплату товаров, работ и услуг других организаций, то данные платежи не могут превышать предельного размера расчетов наличными деньгами, установленного указанием Центрального Банка России (от 14.11.2001 г.), который составляет 60 тыс. руб. по одной сделке с одним юридическим лицом в день.

Подотчетное лицо, которому выданы суммы на командировочные расходы, обязано в 3-х дневный срок после возвращения из командировки представить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах. Если деньги выданы на административно-хозяйственные расходы, то отчет составляется в 3-х дневный срок после истечения времени, на который эти суммы выданы. В случаях, когда эти сроки прошли, бухгалтер обязан присоединить выданные суммы к доходу данного лица и удержать с него подоходный налог. Если срок, на который были выданы деньги, заранее не был установлен, у бухгалтера нет оснований для предъявления претензий подотчетному лицу.

Сотруднику, командируемому на другое предприятие, полагается сохранение среднего заработка на срок командировки и компенсация расходов: по проезду к месту назначения и обратно, по найму жилого помещения и суточные за время нахождения в командировке.

Суммы на командировочные расходы выдаются подотчетному лицу при наличии приказа (распоряжения) по направлению его в командировку. Размеры выдаваемых на командировочные расходы сумм ограничены законодательством. Эти ограничения составлены таким образом, что сверхнормативные суммы командировочных расходов, хотя и включатся в себестоимость выпускаемой продукции (выполняемых работ, оказываемых услуг), при налогообложении прибыли не учитываются. В настоящее время действуют следующие нормы командировочных расходов: оплата найма жилого помещения в сутки (при подтверждении документами) составляет 550 руб. (без подтверждения документами 12 руб.), оплата суточных составляет 100 руб. в сутки.

Кроме командировочного удостоверения, подотчетное лицо получает бланк служебного задания, в котором отражена цель командировки, и который по прибытии должен быть заполнен отчетом о ее выполнении. При возврате из командировки сотрудник заполняет также авансовый отчет, к которому прикладываются все оправдательные расходные документы: командировка, квитанции, транспортные документы, чеки контрольно-кассовых машин, товарные чеки и т.п.

Согласно налоговому законодательству при оформлении авансового отчета разрешается выделять расчетным путем (по ставке 16,67%) НДС из сумм расходов по проезду к месту служебной командировки и обратно, затрат на постельные принадлежности в поезде, а также расходов по проживанию в гостинице. Если данные расходы укладываются в утвержденные нормы, то НДС по ним относится на зачет с бюджетом. НДС по той доле расходов, которая выходит за пределы установленных норм, должны списываться за счет собственных средств предприятия, т.е. за счет нераспределенной прибыли. (Из суточных налог не выделяется и не предъявляется к зачету с бюджетом.)

Выдача командировочных сумм и оформление авансового отчета после приезда из командировки в бухгалтерском учете выглядит следующим образом:

Д 71 - К 50 - отражена выдача суммы на командировочные расходы;

Д 20, 26, 44 - К 71 - списана стоимость проездных билетов без НДС;

Д 19-4 - К 71 - выделена сумма НДС по проездным билетам;

Д 20, 26, 44 - К 71 - учтена стоимость проживания в гостинице без НДС;

Д 19-4 - К 71 - отражен НДС по оплате за проживание в гостинице;

Д 20, 26, 44 - К 71 - списаны суточные (НДС не выделяется),

где: субсчет 19-4 "НДС по приобретенным работам и услугам", счет 20 "Основное производство", счет 26 "Общехозяйственные расходы", счет 44 "Расходы на продажу", счет 50 "Касса", счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

Срок командировки законодательством ограничивается (не более 40 суток). Если есть необходимость держать на другом предприятии своего представителя более длительное время, то необходимо оформить его временный перевод на это предприятие, для чего необходимо согласие сотрудника.

Выдача денежных средств на проведение административно-хозяйственных расходов осуществляется на основании заявлений подотчетных лиц.

При приобретении материальных ценностей для производственных нужд за наличный расчет у предприятий оптовой торговли или организаций изготовителей продукции подотчетное лицо обычно получает доверенность и инструктируется бухгалтером о необходимости получения требуемой товарной и платежной документации. В первую очередь, накладной на отпуск товаров с указанием отдельной строкой суммы НДС, и квитанции к приходному кассовому ордеру. В этом случае при представлении подотчетным лицом авансового отчета НДС отражается на счете 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям", и затем списывается на зачет с бюджетом.

В бухгалтерском учете фиксируются следующие проводки:

Д 71 - К 50 - выдана сумма подотчетному лицу;

Д 08, 10, 41 - К 71 - отражена приемка материальных ценностей по учетной стоимости;

Д 19-1, 3 - К 71 - учтена сумма НДС по приобретенным материальным ценностям;

Д 68 - К 19-1, 3 - осуществлен зачет с бюджетом по НДС,

где: счет 08 "Вложения во внеоборотные активы", счет 10 "Материалы", субсчет 19-1 "Налог на добавленную стоимость при приобретении основных средств", субсчет 19-3 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным материально-производственным запасам", счет 41 "Товары", счет 50 "Касса", счет 68 "Расчеты по налогам и сборам", счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

При покупке подотчетным лицом материальных ценностей в магазинах розничной торговли НДС в бухгалтерском учете расчетным путем не выделяется и на зачет с бюджетом не относится.

В случае перерасхода подотчетным лицом сумм, выданных на хозяйственные нужды или командировочные расходы, руководитель предприятия может принять решение о выплате работнику дополнительных денег на покрытие этих расходов. Об этом делается запись в авансовом отчете. Если подотчетное лицо истратило меньшую сумму, чем получило в подотчет, оно обязано вернуть неизрасходованный остаток в кассу. Эта сумма может быть удержана и из зарплаты подотчетного лица:

Д 94 - К 71 - отражено отсутствие авансового отчета подотчетного лица;

Д 73-2 - К 94 - предъявлена финансовая претензия подотчетному лицу;

Д 70 - К 73-2 - осуществлены удержания из заработной платы подотчетного лица,

где: счет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда", субсчет 73-2 "Расчеты по возмещению материального ущерба", счет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей".

С помощью подотчетных лиц предприятия осуществляют представительские расходы. Это специфический вид затрат, связанных с приемом и обслуживанием представителей других организаций, прибывших на переговоры. С позиции налогового учета такие расходы регламентируются законодательством, поэтому на предприятии должна быть комиссия, осуществляющая их контроль, а также соответствующее положение о составе и нормах расходов. Для проведения конкретного мероприятия должна быть составлена смета расходов, в соответствии с которой комиссия затем подписывает акт на их списание.

В бухгалтерском учете механизм расчетов по представительским расходам может быть отражен следующими проводками:

Д 71 - К 50 - выдана сумма представительских расходов;

Д 26 - К 71 - списаны представительские расходы в пределах норм;

Д 84 (91) - К 71 - списаны представительские расходы сверх установленных норм,

где: счет 26 "Общехозяйственные расходы", счет 50 "Касса", счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами", счет 84 "Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)", счет 91 "Прочие доходы и расходы".

Основные документы, которые используются при учете расчетов с подотчетными лицами, включают следующий перечень:

расходный кассовый ордер (форма N КО-2);

приходный кассовый ордер (форма N КО-1);

командировочное удостоверение (форма N Т-10);

служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма N Т-10а);

журналы учета работников, выбывающих в командировки и прибывающих в командировки;

платежная ведомость (форма N Т-53);

авансовый отчет (форма N АО-1);

заявление на выдачу денежных средств в подотчет;

доверенность (формы N М-2 и М-2а);

смета представительских расходов;

акт на списание представительских расходов;

прочие (счет, квитанция, проездные билеты, акт закупки товарно-материальных ценностей и т.п.).

Бухгалтерия не имеет право выдавать подотчетные суммы сотрудникам, не представившим авансовые отчеты о расходовании предыдущих подотчетных сумм.